Аудит отдела продаж

Аудит отдела продаж — это экономическая диагностика системы управления организации, выбранной стратегии и тактики. Итогом такого анализа и аудита является выработка комплекса мероприятий, которые призваны устранить имеющиеся недостатки в бизнесе, выявить ресурсы компании, повысить конкурентоспособность и улучшить ключевые показатели эффективности компании. Эти данные необходимы для принятия оптимальных решений в области менеджмента.

Что подлежит исследованию?

1. Показатели продаж
2. Стратегия продаж
3. Процесс продаж
4. Должностные инструкции отдела продаж
5. Ключевые клиенты и их потребности
6. Ключевые конкуренты
7. Swot-анализ продаж
8. Результат Анкетирования отдела продаж
9. Выборочные и групповые интервью сотрудников компании
10. Индекс удовлетворенности руководства
11. Взаимодействие смежных подразделений
12. Результаты метода 360 градусов
13. Состояние дебиторской задолженности
14. Состояние маркетинга и продвижения
15. Состояние систем лояльности, и удержания клиентов

Результат исследования позволяет понять, в каком месте по развитию бизнеса вы находитесь сейчас и какие пути развития у Вас есть с рисками, примерной стоимостью и возможными выгодами.

Далее делаются расчеты для определения точки роста коммерческого блока Вашего бизнеса при изменении существующей системы продаж.

Какие стандартные решения в изменении организации отдела продаж возможны? Приведем примеры:

Организация диверсифицированного отдела продаж

Было: менеджеры по продажам, которые делали все в отделе: поиск новых клиентов, работа с текущими клиентами, ездили на встречи, закрывали сделки, занимались документооборотом.

Планируете: создать колл-центр с недорогими сотрудниками в регионе; оставить в Москве, только ключевых менеджеров по работе с клиентами.

Либо: разделить сотрудников на двойки-тройки, где будет один менеджер по привлечению клиентов и два менеджера по работе с текущей базой; потому что текущим клиентам у вас внимания не уделяют, а именно они являются вашим критерием стабильности и развития.

Риски: нет гарантий, что изменение приведет к росту выручки и прибыли, чтобы покрыть трудозатраты и трансформационные риски.

Выстраивание параллельной структуры отдела продаж

У Вас есть сложности в руководстве отделом продаж или отдельными ключевыми менеджерами? Вам нужен Новый масштаб продаж? Рекомендуем использовать метод «Параллельная структура». Текущая структура отдела продаж остается без изменений вовсе или с минимальными изменениями.

После того, как новый отдел получит минимальный результат, можно уволить зазвездившихся сотрудников из старого отдела, нанять в старый отдел новых сотрудников, объединить отделы.

Риски: Требуются ресурсы для покрытия трудозатрат. Новые сотрудники приходят на развитие клиентской базы. Рост выручки не сопровождается ростом прибыли из-за увеличения накладных расходов. Развитие сопровождается текучкой в отделе продаж

Реструктуризация смежных подразделений

Изменение работы блока продаж сильно влияет на работу смежных подразделений: производства, закупок, склада, транспорта. Последствий изменений будет столько, что работать сотрудникам придется очень много, как они давно отвыкли.

Риски: Дорого и Непросто. Требуются ресурсы для развития инфраструктуры бизнеса

Смена Руководителя отдела продаж

Руководители бизнеса меняют руководителя отдела продаж. Новый специалист будет с уникальным опытом в сфере организации продаж аналогичного продукта / услуг.

Риски: Найм нового руководителя отдела продаж — это всегда потеря времени для ввода сотрудника, осуществления контроля. Увеличиваются накладные расходы Т. к. квалифицированные сотрудники достаточно дорогие. К подбору таких сотрудников привлекают Кадровые Агентства, что дополнительно увеличивает расходы. Минимальная уверенность в росте бизнес — результатов. Присутствует проблема уживчивости в коллективе.

Дополнительный набор кадров в компанию

Схема достаточна проста — пригласили нового сотрудника отдела продаж, а возможно и нескольких. По итогам года уволили менеджера с худшим результатом в продажах.

Если планируется серьезное расширение бизнеса рекомендуем наращивать сразу все четыре блока: маркетинг, продажи, продукт и бэк-офис. Но делать это нужно последовательно в соответствии с планом развития бизнеса и рекомендациями аудиторов.

Риски: Требуются ресурсы для покрытия трудозатрат. Рост выручки не сопровождается ростом прибыли из-за увеличения накладных расходов. Развитие сопровождается текучкой в компании

Внедрение информационной системы контроля за работой специалистов отдела продаж и управления взаимоотношения с поставщиками (SRM)

Информационная система используется с облачной АТС, ориентирована на оптимизацию бизнес-процессов и снижение совокупных затрат, связанных с организацией продаж, материально-техническим снабжением и закупкой услуг компаниями любого масштаба. Объединяя в себе возможности для анализа, оценки и ранжирования поставщиков, консолидации потребностей в закупках товаров и услуг, выстраивания стратегии и прогнозов эффективности взаимодействия с поставщиками через традиционные и электронные каналы, информационная система помогает выявить оптимальных партнеров, наиболее соответствующих требованиям бизнеса компании.

Многие компания используют Битрикс24 — это эффективный инструмент в борьбе с неорганизованностью, потоком заявок и рабочих задач / проектов. В Битрикс есть много полезных инструментов для систематизации рабочих процессов, усилению контроля за работой менеджеров. В частности, при подключении облачной АТС, все переговоры менеджеров с клиентами записываются. Это значительно упрощает контроль за качеством работы сотрудников с конкретным клиентом.

Обучение специалистов

Обучение разделим на 2 категории: это обучение новеньких и тренинги для всех сотрудников

1. Обучение нового сотрудника — это приспособление его потребностей, способностей и ценностей к требованиям организации. Данный процесс сводится к предоставлению ему необходимых для работы знаний и навыков, знакомство с корпоративной культурой и вовлечение в другие мероприятия: общественные, культурные, праздничные и др.
2. Для всего коллектива компании проводятся обучающие семинары, тренинги по продажам и тренинги с команд образующим эффектом.

Цель обучения: Сформировать дружный коллектив, обладающий необходимыми знаниями и навыками, нацеленный на достижение максимальных результатов.

Здесь приведены примеры не всех решений. У каждой из компаний есть свои особенности, но также есть очень много схожего даже в абсолютно разных бизнесах.

Правильно построенная система продаж, это саморегулируемый механизм, который может эффективно работать без регулярного вмешательства руководителя. Если Ваша система продаж сбоит-требуется аудит. С помощью аудиторов Вы сможете увидеть и принять управленческое решение, с учетом прорисованных рисков. По результатам аудита будет выработана стратегия и разработан план реализации Стратегии продаж.