Почему нельзя было выдать на руки трудовую книжку?
Этот вопрос задают многие кадровики, которым, в свою очередь, приходится давать разъяснения сотрудникам, желающим получить на руки свою трудовую книжку. Главным нормативно-правовым актом, регулирующим правила оформления и хранения данного документа, является Трудовой кодекс РФ. Он обязывает работодателя выдавать оригинал трудовой книжки работнику в день его увольнения (вместе с ней по заявлению увольняющегося сотрудника могут быть выданы оригиналы и копии некоторых других документов, связанных с работой – приказа о зачислении на должность, приказа об увольнении, справки о заработной плате и т. д.).
Трудовой кодекс РФ предусматривает особые случаи, в которых допускается выдача трудовых книжек на руки (например, при уходе сотрудника в отпуск перед увольнением). В этой ситуации датой увольнения будет считаться последний день отпуска, а трудовую книжку кадровик вправе выдать в последний рабочий день сотрудника. В любом случае работник должен написать расписку, подтверждающую, что трудовая книжка получена на руки: сведения об этом в обязательном порядке вносятся в книгу учета движения трудовых книжек.
До момента увольнения работника оригинал документа должен храниться у работодателя: для всех остальных случаев существует заверенная уполномоченным лицом выписка или копия (ст.62 Трудового кодекса РФ), поскольку выдача трудовых книжек на руки была запрещена. Зачастую работники настаивают на выдаче оригинала – например, для подачи его в Пенсионный фонд с целью оформления пенсионного пособия. Но формально кадровики не могли выдать на руки трудовую книжку, поскольку именно они являются ответственными за ее хранение лицами.
Если по вине работника с выданной на руки трудовой книжкой что-то произойдет (бланк будет испорчен или утерян), вся ответственность ляжет на плечи кадровика. Во-первых, придется оформлять дубликат Оформление дубликата (для которого необходимо собрать справки со всех предыдущих мест работы сотрудника). Во-вторых, первая же инспекторская проверка выявит факт нарушения правил хранения трудовых книжек, что чревато штрафными санкциями как для ответственного лица (от 1000 до 5000 рублей административного взыскания), так и для организации (от 30 000 до 50 000 рублей взыскания).
Поэтому осторожными и предусмотрительными кадровиками, объективно оценивающими вероятные риски, трудовая книжка на руки практически никогда не выдается. Хотя встречаются и отдельные случаи выдачи трудовых книжек по заявлению работника (под расписку).
Однако с 1 января 2015 года ситуация в корне изменится: поправки к ряду нормативных актов позволят кадровикам выдавать трудовые книжки работникам на ограниченный срок, не нарушая закон.
Каким будет новый порядок выдачи трудовой книжки?
Правовым основанием для выдачи трудовых книжек сотрудникам с целью предъявления в Пенсионный фонд России и другие инстанции, занимающиеся социальным обеспечением граждан, станет Федеральный закон №216-ФЗ от 21 июля 2014 года. Согласно ст.18 данного нормативного акта, с 1 января 2015 года вступит в силу измененная редакция ст.62 Трудового кодекса РФ. Теперь работник сможет получить на руки свою трудовую книжку, правда, на ограниченный срок и под личную ответственность. Одна из задач кадровика – объяснить сотрудникам, как получить трудовую книжку на руки по новым правилам.
Осуществляться выдача трудовых книжек на руки работникам с 1 января 2015 года в целях социального страхования будет только по письменному заявлению (в течение трех дней с момента его подачи). После того, как территориальный орган, осуществляющий обязательное социальное страхование (обеспечение), вернет оригинал документа сотруднику, тот обязан в течение трех дней передать его на хранение работодателю.
Предполагается, что выдача трудовых книжек на руки будет строго регламентированной: работник сможет получить документ только в законодательно оговоренных случаях (преимущественно в связи с необходимостью оформления пенсионного обеспечения). В остальных ситуациях целесообразно применять стандартную схему, подразумевающую выдачу заверенной работодателем выписки из трудовой книжки либо копии документа.
Вступление в силу закона 216-ФЗ от 21 июля 2014 года, которым разрешается выдача трудовых книжек на руки работникам с 1 января 2015 года (в целях социального страхования), повлияет и на другие акты российского законодательства, касающиеся вопросов пенсионного обеспечения и правил хранения кадровой документации. Точных данных о предполагаемых изменениях, в частности, о мерах ответственности, предусмотренных за несвоевременную выдачу трудовой книжки по требованию работника или за несоблюдение сроков ее возврата работодателю, пока нет.
Тем не менее, уже можно смело утверждать, что описываемые нововведения призваны защитить права не только работника, но и работодателя, поскольку официальная, законодательно регулируемая выдача трудовых книжек на руки, значительно уменьшит риски лиц, ответственных за ведение и хранение кадровой документации. Если сейчас кадровик может выдавать оригинал документа работнику исключительно на свой страх и риск, в ближайшем будущем он сможет осуществлять выдачу трудовой книжки, оставаясь в рамках правового поля.