Тайм-менеджмент - как организовать

Александр Бочкин: Тайм-менеджмент в офисе – как внедрить?

Как научить сотрудников управлять своим временем? Александр Бочкин считает, чтобы убедить работников в полезности тайм-менеджмента, руководитель должен начать с себя. Показать на собственном примере, что это не зло, не наказание, а возможность сделать работу продуктивнее, а жизнь – проще.

Александр Бочкин, основатель «CrocoTime»

Современный сотрудник, все больше и больше наращивает темпы работы и часто не замечает, куда уходит его время. Мечта большинства офисных сотрудников – найти баланс между рабочим и личным временем, не растрачивать впустую трудовые часы, успевать выполнить дела в срок и возвращаться из офиса домой вовремя. Но мечты остаются мечтами, а всерьез проблемой повышения эффективности, интересуются только руководители и совсем редко – рядовые работники.

Люди, мало знакомые с управлением временем, не редко выступают против его изучения и внедрения в компании. Работники опасаются, что с появлением тайм-менеджмента не только рабочее время, но и вся их жизнь будет под контролем руководства. В их представлении, тайм-менеджмент — это ежесекундный контроль, а его задача — приучить каждого к строжайшему порядку.

С чего начать?

Идея тайм-менеджмента, как главной возможности организовать свое время, давно уже не новость. По этому запросу Google выдает более полутора миллионов ссылок на различные статьи и тематические порталы. Практики в один голос заявляют – необходимо разработать четкий механизм, который поможет эффективно распределять время.

Симбиоз тайм-менеджмента и новых технологий

Первые шаги одновременно и просты и сложны: необходимо понять, куда уходит время, на что оно тратится непродуктивно? И здесь возникает проблема: чтобы записать свой день, а потом и свою неделю «поминутно», необходимо опять же время, недюжинная концентрация и целеустремленность. Многие теряют интерес к освоению тайм-менеджмента уже на этом этапе. Здесь на выручку человеку и приходят технологии.

В наше время, для учета рабочего времени придумано множество программ контроля. Они способны запоминать во сколько вы начали работать, сколько времени потратили на ту или иную задачу, сколько вашего времени ушло на пустые, непродуктивные действия. Лучшие из таких программ, кроме прочего, самостоятельно выдают вам удобную статистику в виде графиков. Таким образом, первый этап на пути к эффективности и продуктивности можно пройти с наименьшими потерями и сохранить настрой на результат.

Шаг за шагом

Вторым шагом в повышении эффективности является анализ собственной деятельности и отказ от непродуктивных дел. Здесь снова отличным помощником становится система учета рабочего времени, которая сводит все ваши действия в понятную статистику, а пользователю лишь нужно понять, что для него было наименее продуктивной тратой времени и перестать заниматься такими делами.

В умении расставлять приоритеты, отказываться от частых перерывов, составлять план работы и не отклоняться от него, система контроля времени, конечно, не помощник. Но само осознание, что ваши действия под контролем и вид «белых пятен» в статистике (то время, когда вы в четвертый раз уходили пить кофе) будут держать вас в тонусе и не дадут отступить от намеченной цели.

Для быстрого повышения личной продуктивности существует 5 основных приемов тайм-менеджмента:

- Планирование

Составить список дел и определить их приоритетность (здесь нужно не забыть о том, что 20% сделанного приносит 80% результата и 80% сделанного приносит лишь 20% результата).

- Умение правильно общаться с окружающими

Этот прием основывается на умении говорить окружающим “нет”, если они ломают ваши планы, умении вовремя делегировать полномочия подчиненным, а так же воспитании в себе способности расставаться с людьми, которые не ценят ваше время.

- Умение выполнять неприятные дела

Прием прост – неприятные дела нужно выполнять в первую очередь. Тогда весь остальной день вы будете довольны собой, будете заниматься приятными делами и сохраните отличный рабочий настрой.

- Умение правильно работать с информацией

Человеческий мозг может усвоить гораздо меньше информации, чем предлагает ему современность. Не тратьте время на информацию, которая не принесет вам пользы.

- Умение чередовать работу и отдых

Если вы думаете, что чем больше работаете, тем выше будет результат – вы сильно ошибаетесь. Человеку для продуктивной работы нужно грамотное сочетание дел и отдыха. Без отдыха – ваши решения станут ошибочными, а работа – не эффективной.

Как внедрить опыт?

Предположим, что уже несколько недель вы составляете план на день, ведете непримиримую войну с поглотителями времени и просматриваете новые статьи на тему управления временем. Пришло время подключить к изучению тайм-менеджмента подчиненных. Как это сделать?

1. Провести разъяснительную беседу. Рассказать о целях, обрисовать перспективы и выгоды, постараться вдохновить подчиненных своей идеей.

2. Позаботиться об обратной связи. Если сотрудникам что-то непонятно или они не довольны нововведениями, у них должна быть возможность быть услышанными. Лучше объясниться сразу, чем быть участником «закулисных интриг».

3. Позаботиться о средствах обучения. Кроме вашего участия, сотрудникам могут понадобиться специальная литература, аудиокниги, видео-курсы, эксперты. Для автоматизации контроля и анализа времени можете предложить сотрудникам установить систему учета рабочего времени, подобную той, что использовали на начальном этапе сами.

4. Мониторинг. Во время внедрения тайм-менеджмента в компании нельзя отпускать обучение сотрудников на самотек. Для отслеживания эффективности можно нанять специалиста со стороны или поручить это кому-то из персонала. С другой стороны, ваш помощник – система контроля рабочего времени – сослужит вам службу и здесь. Есть системы, разработанные специально для большого количества сотрудников, позволяющие наблюдать за результатами работников фактически в режиме реального времени.

5. Подведение итогов. Спустя полтора-два месяца оцените итоги работы: что удалось, а что нет, как сотрудники восприняли нововведения, какие результаты достигнуты, проработайте негативные моменты. По прошествии полугода можно провести еще одну оценку и сравнить результаты.

О главном

Желание «приручить» время может быть продиктовано различными мотивами: успевать больше других, достичь гармонии в извечном противостоянии «семья-работа», добиться успеха в бизнесе, обучив тайм-менеджменту сотрудников фирмы, уделять меньше времени нелюбимым занятиям… Все эти цели объединяет одно – они несут пользу человеку и обществу.

В наши дни тайм-менеджмент и системы контроля времени перестали быть просто «модными» и стали инструментами, без которых ни одна организация не может плодотворно работать.

Орфография и пунктуация в данном тексте сохранены в том виде, в котором они были предложены автором.